ERP Nedir? Neden Gereklidir?

Yapılan birçok araştırma göstermektedir ki özellikle orta ve küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli başlı sorunlarla karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli veri girişi yapmak zaman kaybına neden olmakta. Ayrıca bu girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip analizler yapmak elma ile armudu karşılaştırmak gibi kalacaktır.

Başarılı olmak isteyen kurumlar, satın alma süreçlerini, iş ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru ve etkin biçimde sürdürmek zorunda. Bunların tümü harici operasyonlar gerektiriyor. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır.

ERP (kurumsal kaynak planlaması), firmanın tüm organlarını ve şubelerini, departmanlarını ve fonksiyonlarını entegre eden yazılım ve bu iletişimin alt yapısını sağlayan bilişim teknolojilerinden oluşan bir sistemdir. ERP’nin amacı organizasyonun bütünleşik bilgi sistemi oluşturmasını sağlamaktır. Güvenilir Bilgi sistemi için tam zamanında, doğru bilginin edinileceği araçların oluşturulmasının sağlanması gereklidir.

Erp neden gerekli sorusuna cevap vermek istediğimizde aşağıdaki maddeleri başlıca unsur olarak sayabiliriz.

• Verimliliğin artması,

• Stok tutma maliyetinin azalması,

• Kişilere bağımlı iş takipçiliğinin azalması,

• Satış yönetiminin gelişmesi ve Satınalma karlılığının artması,

• Önceden bilinmeyen gider azaltıcı unsurların ortaya çıkması,

• İş başarısının ve Kurum iletişiminin gelişmesi,

• Kurumsal bir veri arşivinin oluşması,

• Esnekliğin artışı,

• Veri güvenilirliği,

• Veri tekliğinin oluşması.

* Verimliliğin artması

Erp sistemleri, departmanların veri girişindeki tekrarlamaları sıfıra indirgiyerek zaman kazanımını sağlamakta buna bağlı olarak hata payı azalarak verimliliği artırmaktadır. Kimin hangi bilgiyi gireceği sonuçta hangi bilgiden sorumlu olacağı tespit edilerek, çalışanların dolayısıyla departmanların disipline olmasını sağlar.

* Stok tutma maliyetinin azalması,

Siparişe dayalı üretim yapan şirketlerde Erp sistemleri stok yönetiminde fayda sağlayarak gereksiz stokların artı maliyetlerine katlanmak zorundalığını ortadan kaldırır. Bilhassa dağıtık yapıda üretim yapan firmaların stok yönetimi Erp sistemleri olmaksızın imkansızlaşır. Stokların tek bir merkezi veri tabanında sağlıklı bir şekilde yer almasıyla gereksiz telefon görüşmeleri ve personele bağlı kontroller ortadan kalkar.

* Kişilere bağımlı iş takipçiliğinin azalması,

ERP de taşınan bilgi ile iş takipçiliği, farklı farklı kişilerin kendilerinde olan bilgilerin derlenip toplanması ve aynı veri türü haline getirilmesi gibi bütünleşik birçok fonksiyonu dolayısıyla zaman kaybını gerektirmediğinden, otomatik olarak azalacaktır. Yönetici kendine özel menüsüyle verilere takipçisi olmaksızın anında görebilecek ve müdahale edebilecektir.

* Satış yönetiminin gelişmesi ve Satınalma karlılığının artması,

Rutin satış ve satınalma bilgilerinin faturaların üzerinden akmasının sağlanması yolu ile satış ve satınalma departmanları, piyasa koşullarının daha iyi takipçisi olabilmekte bu sayede rakabetçi olabilmektedirler. Müşteri ve satıcı veri tabanındaki doneler ile en uygun şartları sağlayan ayrıcalıklı firmalar tespit edilebilmekte, verimliliği fazla olan firmalara yönelerek karlılık arttırılmaktadır.

* Önceden bilinmeyen gider azaltıcı unsurların ortaya çıkması,

Bilhassa dağıtık yapılarda Erp olmaksızın iş süreçleri birçok telefon hatta fiziksel yol trafiğini doğurmaktadır. Bütünleşik veri tabanına sahip firmalarda bir adım daha atılarak kağıtsız ofis yönetimine geçilebilmektedir. Kağıt, toner, printer masraf ve bakımlarından kurtulan firmaların karlılığı artmakta, gereksiz telefon trafiğine maruz kalan çalışanın stresi azalmakta, kaliteli zaman kazanımı ile verimliliği artmakta ve iletişim lojistik giderlerinden fayda sağlanmaktadır.

* İş başarısının ve Kurum iletişiminin gelişmesi,

ERP ye sahip olan firmalarda, takım çalışması verimliliği artmaktadır. Hangi veriden kimin sorumlu olduğunun bilinmesi ile iş paylaşımı ve iletişimi artmakta, böylece projeler daha hızlı gelişmekte Ar-Ge için gerekli zaman ayrılması söz konusu olabilmektedir.

* Kurumsal bir veri arşivinin oluşması,

Her firma iş hayatındaki yılları ve dolayısıyla kazandığı tecrübelerle değerlendirilmektedir. ERP ye sahip olan firmaların kurumsal verileri herhangi artı bir çaba sarfedilmeksizin kendiliğinden artmaktadır. Bu sayede arşivi oluşan firma, kişilere bağlı kalmaksızın ölümsüzleşebilmekte hatta ve hatta, kendi otomasyonunu yaratarak sektöründeki firmalara öncü olarak pazar payını arttırabilmektedir.

* Esnekliğin artışı,

ERP ye sahip olmayan firmalarda, iş süreçleri ağır işlemekte ve bir veya iki route a bağlı kalınmakla esnekliğini yitirmektedir. Optimum çözümleri yaratmak amacıyla Erp sistemine bağlı olarak çalışacak MRP uygulamaları esnekliği artırmakta, birden çok satış tahminine bağlı olarak bütçelemeler yapılabilmekte, MRP sistemlerine otomatik iş emri açma, iş emrine bağlı satınalmalar ve lojistik planları yaptırılarak zaman kazanılmaktadır.

* Veri güvenilirliği,

Erp sistemlerinin temeli verinin tek bir yerden alınması mantığına dayanmaktadır. Verinin tek bir havuzda yer alması, ihtiyaç olması halinde diğer havuzlarla ilişiklenmesi yöntemi ile veri güvenilirliği artar. Verinin güvenliği sadece kriz anında geriye dönüşü sağlamak anlamını içermemektedir, diğer önemi ise verinin hangi kişilere ne yetkide gösterileceği anlamını da taşır. Bir veriyi bir kullanıcı görmeye, bir diğeri değiştirmeye yetkili olabilir. Bu yetki dağıtımı bir tablodaki alanlara hatta işlev butonlarına kadar indirgenebilir. Bu imkanı sağlayan Erp sistemleridir.

* Veri tekliğinin oluşması.

Bütünleşik veri tabanının sağladığı en önemli faydalardan biri de veriyi tek hale getirmesidir. Çalışanların kendi bünyesinde tuttukları bilgiler aynı içeriğe sahip olsalar dahi farklı ayrıntı ve düzeni içerebilmektedir. Erp sistemleri verinin sahibi ve sorumlusunu belirledikleri için tek bir kaynakta/havuzda depolanmasını sağlamaktadır. Böylece veri tek hale gelmekte, çalışanlar aynı veri için ayrı ayrı vakit kaybetmemekte ve hata payı ortadan kalkmaktadır.